#17 大量の仕事を効果的かつ効率的に捌く技法_各論

総論に続き、各論。

 

各論

  1. 間違えない
  2. 常時タスク管理する
  3. 整理する
  4. モノを減らす
  5. 仕事を減らす
  6. 他人に任せる
  7. 知識を増やす
  8. 標準化する
  9. 伝わる文章を書く
  10. PCとアプリ系(次回別掲)

 

間違えない

  1. 間違いに、異常に敏感になる。間違いを徹底的に恥じる。間違いから生じる仕事上のコストが最大のコスト。どんな施策を打っても、間違えたら台無し。
  2. 他人の正解率を適切に見積もり、返ってきた仕事内容をチェックする粒度を変える。精度の低い人間を自分の仕事プロセスから排除する。(外注であれば契約終了、部下であれば違う仕事)

常時タスク管理

  1. 発生したタスクは、その瞬間に全てトレロに書き出し。食事の予約からメールの返信まで。絶対にその場で。
  2. 待ち、というステータスのタスクカードを持つ。人からのレスや期限を待っている、というステータス。
  3. タスクに更新があれば、その瞬間に更新。(そのこと自体が他人への連絡になり、次アクションに繋がる)

整理する

  1. メールボックスGoogleドライブのフォルダ、Evernoteのノートブックを、徹底的に階層化する
  2. 整理は2通り、検索可能か、たどり着くか。
  3. 検索可能なように、日付でソート可能なように、ファイル名に妥協なくこだわる
  4. 一発でたどり着くように、階層技法に妥協なくこだわる(第一は事業体、第二・第三は職能、第四は時系列と主体)
  5. 物理的な世界の整理は言うまでもなく、徹底する。机には、PC・モニタ・ノート・ペン1本・コップ・スマホ以外何も置かない。

モノを減らす

  1. 携帯品は、携帯・財布・鍵・PC・ノイズキャンセルイヤホンが最大量
  2. いらないものは、そう判断された瞬間に捨てる。もう使わない可能性が高く、金で買えるものも、瞬時に捨てる
  3. 書類は全てPDFにして、捨てられる原本はすぐ捨てる
  4. PC内ドライブは基本カラにしておく
  5. 他人との情報の共有は、ドライブの共有で

仕事を減らす

  1. 来た仕事は、本当にやらなければならないのかまず疑う。次に、もっと効率的な方法がないか、やり方を疑う。最後に、もっと引き延ばせないか、期限を疑う。
  2. 移動が無駄で、メモ作成時間が無駄で、後の検索可能性がなくなってしまうので、電話や相対での打ち合わせはしない。チャット、最悪メール。
  3. 移動が無駄なので、家とオフィスは同一か、オフィスから徒歩5分以内に住む。飲み会は自分が幹事になり、家の近くで開催する。

他人に任せる

  1. 他人ができる仕事で、他人に発注できる仕事は、他人に発注。
    ①雑務:店やホテルの予約、備品購入、簡単な資料作成など 
    ②専門:デザイン、エンジニアリング、法務、社会保険
    ③自分と同じ仕事(直属部下):注意点_できるレベルにまで細かく落とし込んだ指示を出す。できなければ指示が粗かったものと捉え、より細かく。
  2. 1について信頼できるレベルの人間と個人的な信頼関係を深め、チャットベースで気軽に発注できる体制を作る。

知識を増やす

  1. 知識が多いと、調べる時間を削減できる。質問と回答理解が正解になり、コミュニケーションコストが下がる。
  2. ググる。ただし体系化された前提知識がないと検索結果理解が鈍る。
  3. ググッてもわからないことは、チャットでさくっと専門家へ聞く。そのための信頼関係を普段から構築しておく。(自分も聞かれたらちゃんと対応する。気づいた面白いアイデアは人に直接発信し続ける。そのためにそもそも知識が必要)

標準化する

  1. 書類、資料、メールなどは全て雛形化。基本コピペで内容更新だけで対応する。
  2. 一度調べた知識、一度やった手続は、次回以降の参照用に図式化、チェックリスト化。

伝わる文章を書く

  1. 一発で、相手に、自分の伝えたいことが伝わるように文章を書く。
  2. 論理の流れや前提条件をできる限り明示する。

PCとアプリ系

  1. 多いので、次回、別掲

 

以上、終わり。